Você sabe as principais informações para gerir um consultório e clínica odontológica?

Você sabe as principais informações para gerir um consultório e clínica odontológica?

Se você é administrador de um consultório ou clínica odontológica, certamente, sabe que é essencial ter elaborada uma análise no desempenho da equipe, para avaliar e melhorar os processos. É, por isso, que as métricas têm que estar sempre ao seu lado, pois nelas estão as respostas dos problemas criados na rotina.

Mas, afinal, o que são métricas? São formas de mensurar resultados, ou seja, os dados que refletem o comportamento. Nelas, será possível analisar o desempenho da equipe e o que deve se aprimorar.

Analisar as métricas é tão importante como fazer um check-up nos pacientes, porque o desempenho do consultório necessita também ser checado.

Embora haja muitas informações e dados a serem obtidos, uma boa análise de performance no seu consultório exigirá concentração para as principais métricas que descreveremos neste artigo.

Então, vamos lá? Agora seu consultório aprenderá de uma vez por todas a mediar a performance.

 

Faça pesquisas de satisfação

O feedback (retorno) do paciente é muito importante na análise de desempenho, por isso, após o atendimento dê um questionário para fazer a avaliação da experiência no consultório. O questionário precisa ter perguntas sobre o atendimento, recepção, tempo de atendimento, enfim, tudo que você acha essencial no contato do paciente com a clínica. Assim, você consegue identificar os problemas frequentes e tem mais tempo para eliminá-los.

 

Tempo de Espera

O primeiro passo era realizar o questionário para análise dos principais problemas, agora você precisará separá-los e especificar cada um. Por exemplo, comece com o tempo na sala de espera, geralmente, é um dos principais fatores de reclamações dos pacientes em uma clínica odontológica, o que motiva a perda de pacientes.

Tempo de Atendimento

Da mesma maneira, é recomendável avaliar o tempo que cada dentista leva para realizar um atendimento (TMA – Tempo Médio de Atendimento) e definir uma média de tempo para cada tipo de serviço prestado. Com esses dados, você consegue elaborar os horários, intervalos e metas que ajudem a eliminar as filas de espera.

Há muitas opções no mercado de software odontológico que auxiliará a sua equipe na otimização de tempo.

Vale a pena investir em um bom sistema odontológico !

 

Número total de consultas

Além de se informar com essa métrica, você pode definir metas bases de lucratividade para o funcionamento do seu consultório. Caso haja variações negativas ou positivas no número de consultas, você consegue identificar o que foi feito de diferente.

Analisando todo o questionário e todas as métricas sua clínica entenderá as variações negativas e positivas.

 

Os novos pacientes

Com a análise do número de novos pacientes, você consegue identificar se o planejamento de marketing do consultório está trazendo retorno ou se é necessário investir em soluções para atrair novos pacientes.

 

 

Cancelamentos de consultas

Analisar e comparar entre um período e outro o número de pacientes que cancelam consultas é importante na gestão de atendimento, pois os erros de grande magnitude estão nos mínimos detalhes da comunicação. Uma alta taxa de cancelamento de consultas é caso de investigação, às vezes, pode ser uma greve que interrompa o acesso ao seu consultório ou até mesmo erro de comunicação dos atendentes. O ideal é sempre perguntar sobre o motivo do paciente não ter comparecido.    

Médias dos Check-ups

Quando muitos pacientes demoram ou não voltam para fazer outro atendimento, significa que eles não foram propriamente educados no primeiro atendimento. É importante deixar claro aos pacientes que os check-ups são importantes para sua saúde bucal.

É por isso que a análise desse dado te mostrará quem são os dentistas que não estão educando devidamente os pacientes ao valor dos check-ups.

 

Custo médio dos pacientes

Cada paciente tem um custo para o consultório e isso precisa ser analisado e registrado na média. Sempre fique atento com anormalidades, pois isso pode desequilibrar o financeiro da sua clínica.

 

Altas taxas de inadimplência

Altas taxas de inadimplência durante um período específico pode ser problema no funcionamento de alguns serviços a prazo, ou sazonalidade. Saber quem está devendo e porque se torna uma tarefa complicada, especialmente, feita no manual.

O software de gerenciamento da Dental Office te auxiliará na gestão financeira e no contato com seus clientes inadimplentes.

Para compreender melhor esse problema, separamos para você 10 dicas de ouro para diminuir a inadimplência do seu consultório ou clínica odontológica.

Enfim

Você entende agora da importância de análise das métricas? São dados essenciais para otimizar o processo de crescimento da sua clínica odontológica.

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