Secretárias: 3 erros que nenhum gestor deve cometer

Secretárias: 3 erros que nenhum gestor deve cometer

Secretárias são peça fundamental dentro de um consultório ou clínica médica.

Por isso, cometer erros de gestão com esse time pode ser fatal para sua organização e lucratividade.  

Elas são o primeiro contato que seu paciente terá com seus serviços.

Também está nas mãos dela a organização do dia a dia da clínica, bem como a agenda do médico.

Com uma jornada de trabalho nada simples, ela é uma peça essencial.

Para garantir que ela desenvolva um bom trabalho, alguns erros não devem ser cometido pelo gestor.

Neste artigo, separamos 4 erros que devem ser evitados a todo custo para garantir um bom atendimento na recepção de sua clínica médica e uma ótima jornada de trabalho desta profissional.

Acompanhe:

Falta de treinamento

Muitas vezes, pensamos que o dia a dia da secretária médica é apenas receber os pacientes. Falha gravíssima. Treinamento é simplesmente essencial.

Ele ajuda a alinhar as tarefas de sua secretária e também dá suporte para exercer o dia a dia da profissão com mais organização.

Além do mais, a forma como sua secretária administra toda a sua recepção, atendendo seus pacientes e dando conta da parte gerencial, pode determinar se os pacientes voltarão ou se vão procurar outro dentista.

Por isso é importante que você tenha confiança total na sua secretária. A melhor forma de você obter isso é garantindo um bom treinamento para ela.

Um bom treinamento para secretárias consiste em ensinar a ela:

  • Processos bem organizados na recepção;
  • Padrões de atendimento estabelecidos;
  • Incentivo de uma postura amigável e profissional;
  • Autonomia para que ela resolva alguns problemas chave;

Depois disso, cabe ao gestor ou dentista investir na secretária, através de cursos de tecnologia ou outros setores, por exemplo, que concederão técnicas necessárias para uso de sistemas e bancos de dados.

Além disso, quando se investe em um profissional, ele se sente mais valorizado, e automaticamente trabalha com mais motivação.

Isso também resolve um grande problema, que é a alta rotatividade de profissionais no seu consultório.

Treinando bem sua secretária, ela te ajudará a alcançar ainda mais pacientes através de seu ótimo e preciso atendimento.

Acúmulo de funções

Sobrecarregar sua secretária com todas as funções que ela deve exercer, além das funções administrativas, é um erro.

Isso vai baixar a qualidade da entrega das tarefas e, acredite, seus pacientes são os primeiros a perceber a bagunça.

Dividir todas as ações necessárias de forma equilibrada entre todos os membros da equipe é essencial.

Por isso devemos falar sobre um assunto muito importante: jamais contrate uma secretária para fazer o papel de auxiliar de saúde também!

Você deve contratar uma pessoas diferente para cada cargo. Caso contrário vai estar sobrecarregando uma pessoa.

Portanto, vamo entender qual a função de cada uma delas no seu consultório.

A função do auxiliar de saúde bucal

O auxiliar de saúde bucal é o profissional que auxilia dentro do consultório.

Isso significa que seus conhecimentos são relacionados especificamente à odontologia.

Ele é quem vai cuidar dos materiais odontológicos, limpar os materiais necessários, auxiliar os dentistas nos tratamentos e fazer a coleta de informações sobre a saúde bucal do paciente.

A atuação do auxiliar de saúde bucal ocorre antes, durante e depois do atendimento do dentista.

Mas, está ligada apenas aos procedimentos dentro do consultório médico.

A função da secretária

A secretária, por sua vez, tem funções relativas ao administrativo do consultório médico.

Mesmo não estando ligada à odontologia, a secretária é essencial para o bom funcionamento da rotina.

Uma de suas principais funções é o atendimento ao paciente.

Também é função da secretária solicitar dados pessoais e esclarecer dúvidas sobre pagamento, atendimento e outros processos do consultório.

Nas suas mãos também podem ficar controle financeiro, de estoque, de fornecedores e agenda médica.

Falta de tecnologia em seu consultório odontológico

Esse é um grande erro. Deixar sua secretária com toda a papelada de um consultório médico é, além de cansativo, desnecessário.

Isso porque um software otimiza todas as tarefas e ações de um consultório odontológico com maestria, facilitando a jornada tanto da profissional quanto do dentista.

Quando ficamos reféns de anotações, documentos e agendas de papel, fica fácil perder informações, cometer erros, etc. Isso, para a gestão, é extremamente perigoso.

Um consultório lida com exames, fichas de pacientes e muito mais.

São informações relevantes para o médico, para o consultório e para a secretária que precisam ser mantidas em segurança.

Dispense os armários cheios de prontuários e as gavetas cheias de papéis.

Com um software de gestão você automatiza processos, facilita a jornada de trabalho da secretária, melhora seu atendimento e tem tudo na nuvem, para ser acessado de qualquer lugar com toda a segurança.

O Dental Office possui as funcionalidades perfeitas para garantir que você desenvolva suas tarefas e alcance ótimos resultados.  

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