Saiba como reduzir as faltas dos seus pacientes

Saiba como reduzir as faltas dos seus pacientes

Sabemos que agendas com todos os horários preenchidos não são garantias de um consultório com alta produtividade, não é mesmo? Por isso vamos ajudar você a reduzir as faltas em consultas agendadas.

Você tem muitos pacientes que faltam à consulta sem comunicar previamente? Acredite, você não está sozinho. Muitos consultórios odontológicos enfrentam com frequência as faltas e atrasos dos pacientes. Semanalmente, dentistas se deparam com representativa quantidade de consultas perdidas dos pacientes que marcam horários, ocupam a agenda e não comparecem.

Além de comprometer o tratamento do próprio paciente, essas faltas impactam diretamente no faturamento da clínica ou consultório, pois esses horários agendados poderiam ser direcionados para o atendimento de outros pacientes.

Mas calma, isso pode ter uma solução bem simples !

Vamos ajudar a você, dentista, a reduzir as faltas em consultas agendadas dos seus pacientes, leia nosso post de hoje, veja as dicas que podem ajudar o seu consultório a ser mais produtivo e mude sua rotina!

 

1. Utilize ferramentas de comunicação para confirmar presença

É comum os pacientes agendam uma consulta para semanas seguintes devido à indisponibilidade imediata de agenda, e devido a essa situação ocorrer o esquecimento do compromisso firmado com dentista.

Há também casos em que os pacientes agendam consultas próximas a feriados e emendas sem se dar conta disso, e posteriormente surgem viagens que não havia um planejamento no momento do agendamento.

Essas situações aliadas aos imprevistos diários geram facilmente possível desistência, por isso utilizar de ferramentas de comunicação para reduzir as faltas dos pacientes é muito importante.

Telefone

A ligação telefônica é a forma mais pessoal para confirmar a presença dos pacientes, porém consome muito tempo das secretárias e recepcionistas, além de elevar os custos com telefonia. Muitas vezes o paciente pode considerar a ligação invasiva e não atender.

E-mail

Uma forma automatizada de confirmar as consultas é por meio de e-mail, entretanto, há o risco do paciente não ler a tempo a mensagem, pois nem todos lêem diariamente seus e-mails, ou ainda, há a possibilidade do e-mail cair na caixa de SPAM e não ser visualizado.

SMS

Para reduzir as faltas e atrasos dos pacientes a forma mais eficaz são as confirmações via SMS. Pesquisas indicam que o envio de mensagens no dia anterior à consulta podem reduzir em até 30% a taxa de ausências. Possuindo baixo custo de envio, otimizando o tempo das secretárias e recepcionistas, podem ser automatizadas  e não são invasivas, pois o paciente irá visualizar a mensagem de acordo com sua disponibilidade e a probabilidade de leitura é alta, já que as pessoas sempre estão com o celular em mãos.

Ter uma política de confirmações de consultas de seus pacientes promove a produtividade e lucratividade da sua clínica ou consultório, procure utilizar de forma conjuntas esses canais.

Existem muitas ferramentas que facilitam a vida dos dentistas, automatizando todo o processo, por exemplo o disparo de SMS é uma funcionalidade oferecida pelo Dental Office, pois ao encaminhar a mensagem aos pacientes, quando o mesmo responde a confirmação de forma gratuita, a informação é automaticamente atualizada na própria agenda, além de várias outras que ajudam na rotina da clínica. 

 

2. Conscientize a equipe clínica para evitar os atrasos

Infelizmente, os atrasos são comportamentos já absorvido pela população, porém são atitudes inapropriadas que acarretam em perda de horários e pode ser conflituosa em clínicas e consultórios para ambas as partes.

De um lado, os pacientes aguardam ansiosamente pelo atendimento, e quando o dentista atrasa por motivos não clínicos, compromete-se toda a organização da agenda. Do outro lado, o atraso dos pacientes acarretam em um atendimento odontológico mais objetivo e os mesmos ressentem que houve pouca atenção em seu atendimento.

Em ambos os lados, tanto do dentista quanto dos pacientes, os atrasos complicam e dificultam o tratamento odontológico.

Por isso é essencial estabelecer um período compatível com o tipo de atendimento (primeiro atendimento, retorno, procedimento complexo, etc), bem como reservar um intervalo plausível entre os horários para evitar descontentamentos.

 

3. Estabeleça um bom relacionamento com o paciente

Manter um relacionamento efetivo entre dentista e pacientes é garantia de responsabilidades e respeito entre as partes, pois os envolvidos se sentem na obrigação de cumprir as metas clínicas e administrativas firmadas.

Entre elas, citar é o comparecimento assíduo e pontual dos pacientes às consultas, aderir às orientações clínicas e dar uma opinião ao dentista a respeito da conduta das consultas.

É importante sempre dizer aos seus pacientes a importância da assiduidade e retorno às consultas, de forma que isso impacta diretamente no tratamento odontológico.

Todavia, um bom relacionamento com os pacientes podem gerar novas demandas devido a referências positivas propagada pelos atuais clientes, dessa forma adaptam suas condutas de confirmar sempre as consultas e evitar os atrasos.

 

4. Gerencie previamente as consultas agendadas

Em muitas clínicas ou consultórios odontológicos, a política de agendamento não é transparente, levando o paciente a achar que se faltar sem avisar não implicará em problema algum. Para resolver esse problema uma solução é estabelecer e informar os pacientes sobre as regras de agendamentos e cancelamentos de consultas.

A ideia é educar os pacientes e fazê-los pensar conscientemente antes de marcar uma consulta em que talvez não possam comparecer, ou que em caso de desistência informe antecipadamente a sua ausência, permitindo à clínica a possibilidade de notificar algum paciente que esteja esperando por uma vaga urgente.

Uma forma simples e fácil para controlar os serviços ofertados e os agendamentos são os softwares de gerenciamento de clínicas ou consultórios odontológicos .

Essas ferramentas são eficientes em controles e gerenciamentos, possuem uma excelente relação de custo x benefício frente aos desafios encontrados. No Dental Office, por exemplo, há uma funcionalidade dedicada à marcação e confirmação de consultas agendadas, sendo possível enviar via SMS e e-mails aos pacientes.

 A tecnologia já está incorporada à vida cotidiana das pessoas, inove e implemente em sua clínica ou consultório odontológico.

Por meio da automatização é possível programar com 24, 48 horas ou até 1 semana, o disparo de SMS e e-mails, de forma a lembrar os pacientes para que honre com o compromisso ou desmarque a tempo a consulta.

Usando a ferramenta de gerenciamento é possível fazer um levantamento dos dias de maior movimento, remanejar horários e evitar lacunas na agenda de atendimento, promovendo a gestão do agendamento desde o ponto de partida – marcação da consulta – até a saída do paciente, com a marcação de retorno.

 

5. Controle as receitas e despesas de sua clínica ou consultório odontológico

A primeira receita a ser contabilizada em uma clínica ou consultório é referente às consultas agendadas, confirmadas e realizadas. O número de atendimentos realizados impactam diretamente na receita da empresa.

Por outro lado, a quantidade de faltas e cancelamentos sem comunicação em tempo hábil, correspondem aos prejuízos, desestabilizando as atividades da clínica ou consultório.

Utilizar ferramentas que permitem o gerenciamento dos agendamentos, a confirmação de consultas por meio de SMS ou e-mail disparados de forma automatizada, bem como a apresentação de gráficos que demonstrem os dias com maior movimento ou maior incidência de faltas, é um grande aliado na gestão do negócio, facilitando o entendimento da saúde financeira da empresa,

Agora você já sabe como reduzir as faltas em sua clínica ou consultório !

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Se você conhece outras formas para reduzir as faltas dos pacientes às consultas marcadas, compartilhe suas ideias com a gente nos comentários abaixo!