O que considerar na contratação de uma secretária odontológica?

O que considerar na contratação de uma secretária odontológica?

A secretária odontológica é praticamente a identidade do consultório (ou da clínica). Não só isso, mas também ela será fundamental em todo processo de funcionamento do negócio.

Por isso, conhecer as características ideais de uma secretária te ajudará no processo seletivo, na capacitação e qualificação desse profissional.

Nós do Dental Office estamos no mercado odontológico há mais de 20 anos e notamos que toda clínica (ou consultório) de sucesso tem necessariamente um excelente profissional na secretaria.

Continue lendo esse artigo para aprender alguns dos principais fatores no momento da contratação de uma secretária odontológica:

Qual a função que a secretária irá desempenhar na clínica ou consultório odontológico?

Antes de tudo, é importante saber qual o papel da secretária na clínica, caso você esteja querendo abrir um consultório ou clínica e não sabe definitivamente a função desse profissional.

O papel da secretária varia de segmento para segmento. No segmento odontológico a secretária necessita ser multitarefas, isto é, realizar diferentes tarefas no dia a dia, como por exemplo:

  • Realizar o cadastro de pacientes: praticamente toda clínica ou consultório necessita de um software para realizar o cadastro de paciente, pois o cadastro nas fichas de papel estão ultrapassados e desvantajoso. Por este motivo, é importante saber se a secretária tem básico de informática e proatividade para aprender a utilizar novas tecnologias;                                                                      
  • Organizar a agenda do Dentista/Gestor: outra atribuição necessária nas atividades da secretária é a atualização e acompanhamento da agenda do dentista ou gestor. Um software odontológico robusto irá ajudar a secretária com lembretes, avisos e notificações, além de ter ainda aplicativos para celular;                 
  • Feedback para o paciente:  o retorno ao paciente é fundamental para o sucesso da clínica ou consultório, porque assim você estará estimulando-o a voltar para uma nova consulta, e essa é uma função da secretária. Ela tem que estar atenta aos check-ups mensais de todos os pacientes ou do retorno de tratamento, pois muitos paciente acabam esquecendo da consulta por motivos banais;                       
  • Recepção: muitas secretárias ainda atuam como recepcionistas do consultório, assim se tornam o primeiro contato da clínica ou consultório com o paciente;              
  • Gerenciar o financeiro: a secretária do consultório ou da clínica também ajuda no financeiro, emitindo recibos, recebendo pagamentos, gerindo o estoque com novas compras, no pagamento de salários dos funcionários e etc.

Notou que esse profissional necessita ser literalmente multitarefas? Não apenas multitarefas, mas também muito proativo e engajado com o consultório.

Por isso, leia o próximo tópico para saber quais as características de personalidade devem haver esse profissional.

O que deve ser identificado na identidade da secretária na entrevista ?

Como você acabou de notar, a secretária tem muitas responsabilidades na área odontológica.

Por isso, separamos algumas características importantes para observar se essa pessoa se encaixa na vaga de secretária:

  • Simpática & Extrovertida: a secretária, assim como o dentista lida com dezenas de pessoas, tanto funcionários, pacientes e possíveis pacientes. Por este motivo, demonstrar simpatia com todas as pessoas não deve ser considerado como dever, mas como característica pessoal;                                                                                        
  • Comunicativa: a comunicação para a secretária odontológica é fundamental, pois ela, como já dito, lida com diversas pessoas no cotidiano;                                                                                         
  • Organizada: o ponto em comum entre todas a secretárias (de todos os segmentos) é a organização. Uma secretária que não é organizada, não pode ser chamada de secretária, isto é como se um dentista não soubesse escovar os próprios dentes;                                                                                                              
  • Dinâmica & Proativa: como notou-se, a secretária deverá exercer múltiplas tarefas. Por isso, o dinamismo em encontrar soluções é fundamental, além de antecipar futuros problemas.

Teste de extração

Indiscutivelmente o teste escrito tem que haver em todo processo seletivo. Nele você tem a noção de domínio da língua portuguesa. Você pode levar em considerações dinâmicas e outros processos no quais extraíam o perfil desejado.

Veja mais desses processos aqui.

Prova Situacional

O teste situacional permite que você avalie como o candidato se dará com a tarefa a ser executada, de que forma será o entrosamento com os demais profissionais. Permite verificar se o candidato tem iniciativa e de como age em situações de pressão.

Como aplicar uma prova SITUACIONAL?

No caso da secretaria odontológica a prova situacional poderá ser através de um teste prático, por exemplo: uma semana inteira nas atribuições da secretária do consultório. Assim, você consegue notar o desempenho dos candidatos na prática .

Enfim…

Por fim, o consultório e clínica odontológica de sucesso precisa de um profissional de excelência que ajuda todos os setores, além de manter a organização de todos os processos. Isto é, a maneira de encontrar o melhor profissional da recepção é notar sua capacidade de organização

Falando em organização, o software odontológico pode otimizar a organização em 200%. Lembre-se que o quanto mais organização mais tempo você tem para melhorar o desempenho do consultório e clínica odontológico.

E ter um profissional que alimente a plataforma ajudará ainda mais na produtividade, organização e praticidade. Por isso, antes de pensar em contratar a secretária, pense quais as atividades que serão atribuídas a ela com o software odontológico.

 

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