A gestão de um consultório odontológico envolve diversas tarefas e, muitas vezes, o gestor é o próprio dentista, o que torna a dupla jornada ainda mais desafiadora.
Com os desafios da profissão mais a preocupação com a gestão, o dia a dia pode ser desgastante e problemático, já que uma gestão feita com excelência garante produtividade.
Tendo em vista este cenário, algumas coisas devem ser levadas em conta.
Conhecimentos sobre administração de negócio não costumam ser ensinadas na faculdade de odontologia.
Por essa razão, destacamos que existem formas de descomplicar esta tarefa que costuma dar tanta dor de cabeça.
Alguns cuidados e passos simples podem tornar tudo mais fácil e rápido.
Aqui em nosso blog, falamos muito sobre gestão. Hoje, nossas dicas vão tornar sua gestão descomplicada através da otimização. Melhorando sua produtividade e,portanto, sua lucratividade no fim de todo o mês.
Vamos lá?
Controle financeiro
Ter controle total do financeiro da sua clínica odontológica é simplesmente essencial para a saúde do seu negócio. É este controle que regula toda a gestão e sucesso esperado.
Primeiramente, é necessário manter todas as informações que condizem com movimentação de dinheiro registradas precisamente. Isso vai permitir que uma análise seja feita dos resultados obtidos da clínica.
Também é importante que você separe sua conta pessoal da conta do consultório.
Tenha um valor fixo para seu salário, assim como seus seus colaboradores.
Pague a si mesmo e a todos que trabalham com você em um mesmo dia.
A mistura destas contas é feita de forma despreocupada, mas pode trazer diversos problemas a longo prazo.
Além do mais, quando se misturam as contas você deixa de organizar um fundo especial para o consultório se manter em meses de baixa.
Esse fundo também pode ser usado para investimentos em melhorias no seu consultório.
Além disso, tenha como cultura dentro da sua clínica ter o registro de todas as atividades financeiras, bem como o cadastro de pacientes e o controle de pagamentos, recebimentos e investimentos.
Afinal, só é possível controlar aquilo que temos conhecimento.
Organizar receitas e despesas é o primeiro passo para conhecer melhor a saúde financeira da sua clínica e evitar imprevistos.
Saiba também como lidar melhor com a inadimplência dos seus pacientes e se você está formatando os valores de suas consultas e serviços de forma correta.
O setor financeiro sempre irá gerar muitas dúvidas, mas com organização e pé no chão ele torna-se mais amigável para o gestor.
Mantenha sua agenda organizada
Sua agenda é o coração da sua clínica.
Ela regula o fluxo de atendimentos feitos diariamente e este é um ponto essencial para qualquer gestão de consultório.
Sua agenda e seu fluxo de caixa tem uma ligação. Afinal, quanto mais atendimentos, mais dinheiro em caixa.
Uma agenda organizada também representa um atendimento mais ágil e sem erros.
Portanto mantenha ela sempre atualizada, através da confirmação dos pacientes para as consultas.
É possível organizar a agenda de várias formas.
Nossa primeira dica é migrar das agendas de papel, caso você ainda use esse formato, para um sistema de gestão.
Após isso, você pode gerenciar sua agenda por profissional, configurando por datas e dias disponíveis ou por tipos de atendimento.
Cada atendimento depende de um procedimento, e portanto dura um tempo determinado.
Deixe isso claro na sua agenda para que não aconteçam atrasos nos atendimentos.
É importante não deixar seus pacientes esperando por horas a fio.
Para garantir que todos estão a par dos atendimentos do dia e para que possam se organizar, repasse os horários dos atendimentos do dia seguinte no fim de todo o expediente.
Invista em marketing de conteúdo
Marketing é essencial para o sucesso de qualquer empresa que quer ter vida longa no mercado.
Isso acaba se tornando muito importante, pois é a melhor forma de atrair mais pacientes para seu consultório.
Produzir conteúdo, seja para blogs e redes sociais, artigos e materiais ricos, além de vídeos e dicas, podem fazer com que você se transforme em uma autoridade.
Isso porque as pessoas vão procurar sobre o assunto no meio online, e você vai estar lá para ajudá-lo.
Quanto mais segurança os pacientes sentirem em você, maior será a sua popularidade.
Sua popularidade traz mais pacientes e faz com que você seja lembrado quando alguém precisa de atendimento da sua especialidade.
Com o marketing garantindo um fluxo saudável de pacientes, o gestor não fica se preocupando com um caixa negativado.
Faça treinamentos frequentes
Sua equipe deve ser treinada frequentemente.
Isso vai garantir que todos atendimentos aconteçam uniformemente.
Além do mais, eles ficam preparados para lidar com problemas bastante comuns no dia a dia de um consultório odontológico.
Treinamentos preparam sua equipe e ajudam os mesmos a desenvolver suas atividades cada vez melhor.
Uma equipe que faz bem seu trabalho traz mais produtividade para sua empresa.
A ideia em si é óbvia mas verdadeira e eficaz.
Para melhorar sua produtividade, é preciso investir dinheiro e tempo à sua equipe, para só então torná-la produtiva.
Métricas e relatórios
Analisar seus resultados é essencial para uma gestão de sucesso.
Jamais minimize a importância das informações geradas pelo seu consultório odontológico.
Faça um levantamento do número de consultas por dia, semana e mês.
Entenda quais são os dias com maior número de atendimentos.
Perceba também quantos atendimentos são feitos através de planos de saúde, e quantos são consultas particulares.
Catalogue de forma organizada e precisa o máximo de informações.
Isso é a base para que o gestor tome decisões sem erros sobre o futuro de sua clínica.
Feedbacks também são muito importantes!
Quando se fala de análise de gestão, feedbacks também são importantes.
Isso porque ouvir sua equipe e seus pacientes, vai te dar uma visão ampla sobre como as pessoas se sentem em seu consultório.
Mantenha o canal com ambos sempre aberto para que seja possível entender sua clínica por completo.
A análise de dados é algo que precisa fazer parte do dia a dia do gestor.
Só conhecendo seus números e suas ações é que você, como líder, saberá quais serão seus próximos passos.
Os relatórios são ótimas ferramentas para analisarmos nossa gestão e vermos os acertos e erros das nossas decisões.
Aposte em um software de gestão
Esta é de longe a dica mais valiosa!
Tendo a tecnologia como aliada, todas as atividades administrativas ficam muito mais fáceis de serem resolvidas.
Além do mais, elas são otimizadas de forma completa, pois ficam mais rápidas também.
A organização da agenda e o controle financeiro aliado às métricas, em um só lugar vai melhorar e muito sua gestão.
Você acompanha de perto cada ação feita dentro do seu consultório e mantém seus dados, e dos seus pacientes, seguros.
Quando tudo é feito e registrado apenas no papel fica fácil perder estas informações.
Como já destacamos, informações são essenciais para uma gestão produtiva que traga resultados positivos.
Descomplique sua gestão com esses quatro passos simples e veja como sua rotina será mais ágil e fácil.
Gostou do nosso conteúdo? Conheça o Dental Office e solicite um teste grátis!
