Como melhorar o gerenciamento de estoque da sua clínica odontológica?

Como melhorar o gerenciamento de estoque da sua clínica odontológica?

A gestão do estoque influência todo o processo e funcionamento do seu consultório. Desde organização à compra de materiais, uma boa gestão de estoque requer disposição e tempo para acompanhar os status de cada material. E sabendo disso, você deve imaginar que não é uma tarefa tão fácil assim, mas é o tipo de atividade que bem organizado trará retornos favoráveis para a sua clínica.

Atualmente, a melhor forma de gerenciar o estoque do seu consultório é através de um software odontológico que oferece ferramentas de controle financeiro; contas a pagar e o próprio gerenciador de estoque. Há várias opções no mercado desse tipo de sistema, o ideal é você pesquisar pela solução que mais se encaixa na realidade do seu consultório, mas se você estiver apenas no papel continue acompanhando o nosso post e aprenda algumas dicas de ouro para gerenciar seu estoque.
 

Cheque os materiais no seu inventário

O inventário é o local utilizado para controlar tudo o que está em estoque, o que saiu o que entrou e quando tudo isso aconteceu. O especialista em finanças, Maurício Galhardo diz que “o excesso de mercadorias precisa ser igualmente observado porque equivale a dinheiro parado no estoque e, consequentemente, pode desequilibrar a gestão financeira da empresa. Não sobrar produto é tão importante quanto não faltar”.

Para calcular quantos materiais estão no estoque, não seja intuitivo, anote tudo, pois fará diferença na hora de realizar as próximas compras.

 

Faça um fluxo de entrada e saída

 

Faça um passo a passo de cada entrada e saída de mercadoria. Quanto mais organização você tiver na elaboração desse tipo de conteúdo os processos ficarão muito mais saudáveis.

 

 

Estoque e Financeiro

Ainda que você entenda sobre um controle de estoque e financeiro da clínica, há dúvidas para cada área que exigem uma atenção individual. De um lado, há mercadorias armazenadas em caixas, de outro, cifras, números e contas (a pagar e a receber). É por isso que, um consultório saudável necessita de uma gestão qualificada dessas duas áreas, você precisa diferenciá-las, entender o que cabe a cada uma e buscas as melhores práticas.

Para aperfeiçoar a sua gestão financeira, preparamos um artigo especial, clicando aqui.

 

Validade dos produtos

 

Ter atualizado as validades de todos os produtos é muito importante para a higiene e organização do estoque. Essa tarefa feita no “olhômetro” terá muito tempo gasto, por isso, é importante considerar a ter um software odontológico, que atualiza diariamente sobre os status de cada material.

 

Acompanhe os gastos

Caso sua clínica seja estruturada por mais de um dentista, é importante saber os gastos de cada um deles sobre os materiais. Faça um relatório de uso de materiais, toda vez que um dentista utilizar aquele material anotar em uma ficha ou então estabeleça um caixa de utensílios próprio, isto é, materiais de utilização própria para cada dentista.  

 

Automatize

 

Uma das maiores vantagens de adquirir um sistema odontológico é ganhar tempo, isso mesmo, você otimiza tempo e consegue atender outros pacientes. Como dissemos anteriormente, você até pode tentar fazer o controle por sua conta, porém com um sistema de gestão, além de ter tudo em um único local, sua clínica conseguirá executar todas as atividades, fazendo relatórios e conferindo seu estoque otimizando muito mais tempo, você poderá se concentrar em outras tarefas tão ou até mais complexas.

 

Planilha ou Sistema ?

 

Muitos empreendedores cometem o grave erro de querer achar que só porque estão começando o negócio tem de iniciar com planilhas (às vezes, várias planilhas), ou pior, até mesmo na caneta e papel.

A planilha é muito importante nesse tipo de empreendimento, mas ficar preso à medida que seu negócio avança, é um dos principais motivos de complicações iniciais. E também, não dá para confiar em anotações de papel.

Vai aqui alguns dos benefícios do software em comparação às planilhas:

  • Segurança e Colaboração: Planilhas são armazenadas em e-mail e nuvem, o que pode ser seguro de certa forma, mas o problema ocorre no momento de utilização, onde apenas um usuário pode utilizar a planilha por vez. Já o sistema pode ser compartilhado com vários funcionário;                                                                                            
  • Intuitivo: Se você odeia trabalhar com aquelas fórmulas chatas de planilha, o sistema oferece comodidade, e é muito intuitivo;                            
  • Suporte: Caso aconteça algum problema na planilha você terá que contratar um consultor especializado, enquanto as empresas criadoras de sistemas oferecem suporte online, via telefone, e-mail e chat.

 

Treine seu time

Já dissemos aqui no blog que o treinamento é muito importante na execução das atividades com excelência no consultório. Se você tiver um time grande, poderá delegar a liderança, especificamente, para essa atividade.

Caso, você necessite de um sistema, o treinamento também é muito importante, pois muita da vezes as recepcionistas não têm ideia de que específica ferramenta existe e não sabem como utilizá-la.

Conheça mais um pouco da ferramenta de controle de estoque da Dental Office, que ajudará o gerenciamento do seu estoque:

Considerado um dos melhores softwares do Brasil – Faça o teste grátis do Dental Office, clique aqui e cadastre-se.

 

Conclusão

Ter esse tipo de cuidado com o consultório trará benefícios significativos para você e evitará complicações futuras, porque, já imaginou se falta algum equipamento na hora do atendimento? A falta de organização nessas situações pode prejudicar o desenvolvimento da sua clínica.

Não vai pensando que o sistema  fará tudo no automático por você. Não! nada disso. O sistema é uma ferramenta facilitadora que o ajudará a otimizar tempo, espaço,  organização, entre outras das muitas vantagens.

Organização é muito importante, né? Dê uma olhadinha nesse conteúdo que separamos para você melhorar a organização do seu consultório.