Como melhorar a organização no consultório ou clínica odontológica?

Como melhorar a organização no consultório ou clínica odontológica?

O maior obstáculo da produção nos consultórios e clínicas é a falta de organização, o excesso de papéis, a quantidade de abas e pastas abertas no computador, todos esses fatores podem intervir nas metas a realizar. É por este motivo que se diz que o sucesso de uma clínica ou consultório é reflexo de muita organização.

O problema é que muitos dentistas procuram por fórmulas mágicas para melhorar a organização. Na verdade, existe o sistema que o auxiliará em todo o gerenciamento. Veja como dissemos: “o sistema te auxiliará”, ele não é um robô que toma as ações por você. Nesse sentido, a filosofia de organização tem que partir de quem controla a ferramenta e não da própria ferramenta.     

A filosofia da organização começa em casa, se sua vida pessoal é desorganizada, agendas bagunçadas, provavelmente isso refletirá na organização do seu consultório. Por isso, dizemos que a atitude terá que partir de você, gestor. É de dentro pra fora e não o contrário.

Mas, para isso, a principal pergunta a responder é: sua clínica quer ser bem sucedida? Ou melhor, ela está disposta a ser mais organizada?

Se a resposta é sim, continue lendo esse artigo para melhorar o desempenho organizacional.

Transpareça organização

Sabe aquela expressão tão dita: “a primeira impressão é a que fica”. No cotidiano odontológico essa expressão é verdadeira e se a sua clínica ou consultório odontológico passar a impressão de desorganização em todos os processos, não conseguirá reter os novos pacientes.

Para transparecer organização é necessário ter um ambiente físico organizado, agradável e confortável. A primeira impressão de organização está na aparência, e é por esse motivo que ter um ambiente limpo e aconchegante ajudará a sua clínica ou consultório a ser bem mais organizado e lucrativo.

Aldo Novak, disse algo muito importante que você pode acatar: Não é a primeira impressão a que fica. É a última. Apenas certifique-se de que a primeira não seja a última”. Por isso, atente-se para não cometer erros colossais na aparência.

Sem agenda não há organização!

Sua semana está lotada de consultas? Tem dificuldades em encaixar um paciente na agenda? Pior, houve casos de pacientes que faltaram à consulta sem aviso prévio? Se a resposta é sim para essas questões, deixamos aqui algumas dicas para organizar a agenda do consultório:

  • Conhecer a rotina: se você tem experiência na área odontológica sabe que a otimização das consultas é crucial na organização e sucesso da clínica e no consultório. O erro primordial desse tipo de situação é quando não detalhamos o que acontece na rotina;
  • Migre ao digital: ficar limitado ao papel causará muitas implicações na organização da clínica ou consultório. Problemas como: perda de prontuários, bagunça na área de trabalho, perda de tempo e espaço para o armazenamento.

Preparamos algumas dicas para te auxiliar na organização da agenda do consultório.

  • Avise seus pacientes: contatar o paciente após agendamento é uma das melhores formas de evitar atrasos e esquecimento da consulta. Há ferramentas que enviam os lembretes automaticamente e confirmam o horário do paciente, dessa maneira, a ferramenta auxiliará na organização da agenda e ainda aumentará o giro do consultório, e consequentemente, as faltas serão reduzidas.
  • Agenda online: ter mais de uma opção para agendamentos dos pacientes é muito importante no cenário atual do novo tipo de paciente, hoje muitas pessoas buscam por uma consulta por meio da web. A Doctoralia o ajudará no agendamento online. Além de ser feita na web, ele grava as informações essenciais integrando com a sua agenda (exclusivo para o software Dental Office Cloud).
  • Não limite-se a quatro paredes: consultar a agenda apenas no horário de trabalho é um erro comum que muitos dentistas cometem na organização pessoal. O ideal é acessar a agenda em qualquer lugar.

Ter um software odontológico facilita e permite o dentista e secretária acessarem, por aplicativos de celular, a agenda ao mesmo tempo, otimizando a comunicação do consultório e organizando a agenda.

Estoque produtivo

Ter um estoque organizado pode-se tornar uma tarefa complexa, ainda mais se sua clínica ou consultório for muito grande. Uma excelente gestão de estoque necessita de: disposição para organizar a compra de materiais, acompanhar os status de cada material, verificar os fluxos de entrada e saída, integração com o financeiro e muito mais.

Difícil, né? Por esse motivo o blog Dental Office te ajuda de maneira simples a melhorar o gerenciamento de estoque odontológico.

Mas, o importante é ter conhecimento que a organização do estoque tem que estar sempre atualizada, pois nela a clínica ou consultório odontológica economiza os recursos.

Separe um momento do dia para se organizar

Separar um tempo para cuidar da organização do consultório é importante, nesse momento sempre visualize o consultório da perspectiva do paciente, pois o ambiente odontológico precisa ser considerado como casa, ele precisa ser tratado como sua segunda família, pense se você gostaria de chegar em casa e ver a sala de estar cheia de papéis ou então o guarda-roupa revirado.

Separe pelo menos 5 minutos a cada 2 horas para verificar a sua organização, da equipe e de todo espaço físico do consultório.

“Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito” – Pitágoras.

Organização digital

O armazenamento de informações atualmente está no digital, toda clínica deve ter um computador para: organizar as pastas, verificar os e-mails, prontuários e agendas no software odontológico, acessar o blog Dental Office e realizar muitas outras atividades.

Gerir as pastas, planilhas e prontuários facilitará em todo processo da clínica. Ter um ambiente digital organizado trará resultados concretos a sua clínica ou do consultório odontológico.   

Resumindo…

Por fim, para implementar a filosofia da organização atente-se a esses itens:

  • O consultório é reflexo da sua organização;
  • A aparência é a primeira impressão do paciente, ele reparará na organização do consultório (ou da clínica);
  • Agende-se. A agenda é principal pilar da organização do seu consultório e por isso ela precisa ser clara, ágil e otimizada;
  • Organize todo o seu inventário, além de ter uma agenda organizada o estoque tem que estar limpo, arrumado e classificado no digital;
  • Separe um tempo das atividades para checar a organização.

 

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