Por que adquirir um software odontológico?

Por que adquirir um software odontológico?

Durante muito tempo consultório e clínicas, de grande e pequeno porte, utilizavam de inúmeros papéis e depois planilhas para auxiliar à gestão e no arquivamento de informações.

A transição do papel para a planilha foi revolucionária, não só para clínicas e consultórios, mas para todos os gestores da época.

A otimização com planilhas ajudou dentistas terem mais tempo para atender mais pacientes, liberando uma maior capacidade nos consultórios.

Estamos passando por um processo bem semelhante atualmente, dessa vez diminuindo as demandas por planilhas e integrando-as em um único lugar, este lugar chamado de software ou sistema.

O software é um programa de computador que a todo o momento se atualiza, porque o mercado tecnológico é muito rápido. Antes os softwares funcionavam apenas por instalação interna (instalação na memória do computador), mas agora, você consegue ter uma melhor experiência desse mesmo software (ou até melhorado) pela internet.

Essa tecnologia atual chamamos de sistema nas nuvens, o que proporcionou mais praticidade, velocidade e segurança.

Dito dessa evolução tecnológica, precisamos conversar dos motivos de investir em um software odontológico. De forma resumida, falamos que o software é um robô que ajuda o gestor/dentistas de clínicas e consultórios a otimizarem tempo, organização e lucros. Além disso, há outras milhares de utilidades.

Então, continue lendo esse conteúdo para saber se vale mesmo a pena ou não investir em um software odontológico:

Gerir o financeiro pelo software odontológico:

A gestão financeira de um negócio é sempre uma das dores de cabeça dos gestores. Para pequenas clínicas e consultórios, fica muito difícil de conciliar o atendimento ao paciente com a gestão e organização financeira, você que é dentista e gestor ao mesmo tempo sabe que essa rotina é exaustiva.

Um software odontológico robusto, precisa ter as complexidades do financeiro como departamento, ou seja, precisa apresentar as principais necessidades do financeiro, como:

  • Controle do fluxo financeiro;
  • Contas a pagar e receber;
  • Comissionamentos aos dentistas;
  • Controle de cartões, cheques e boletos.

Essas funcionalidades são imprescindíveis para haver uma excelente organização financeira. Assim, você tem tudo organizado em um único lugar, sem diversas planilhas para serem atualizadas constantemente.

E a partir dos relatórios financeiros você consegue definir a causa dos problemas, evitar futuros problemas, diminuir por exemplo a inadimplência do consultório.


OU SEJA, NO QUE DIZ SOBRE O FINANCEIRO: INVESTIR NO SOFTWARE ODONTOLÓGICO TRARÁ RECOMPENSAS MAIORES DO QUE O PREÇO DO SERVIÇO.  


Gerir a agenda pelo software odontológico:

Muitas secretárias e dentistas vão à procura de sistemas e software odontológicos para interagirem juntos e simultaneamente, por este motivo um bom software tem que ter obrigatoriamente agenda de fácil acesso, por aplicativos por exemplo.

Listamos abaixo algumas das características quase que obrigatórias para uma super agenda odontológica:

  • Todo o sistema necessita ser ordenado de maneira intuitiva de fácil visualização;
  • Filtro de busca pelo nome do paciente; dentista; tipo de agendamento e status do agendamento;
  • Alertas de retorno: a maioria dos tratamentos médicos/odontológicos precisa de um acompanhamento, deixando assim o retorno do paciente indispensável.

Se você já se deparou com a semana lotada de consultas, paciente que não comparecem à consulta, dificuldade de encaixar um paciente na agenda, possivelmente você está enfrentando problemas de agendamento. Podemos te ajudar com este conteúdo: 10 dicas para organizar a agenda do seu consultório.

Em suma, o software odontológico poderá te ajudar com estes problemas. Por exemplo, na funcionalidade de comunicação você poderá confirmar a consulta ou tratamento do paciente pelo envio de SMS ou e-mail, o que diminui significativamente as faltas.

Ou então, acompanhar pelos status quais consultas foram marcadas, remarcadas e entre outras atualizações que são notificadas para os usuários que utilizam o software.


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Gerir o estoque pelo software odontológico:

Seu consultório ou clínica odontológica tem estoque e inventário? Se sim, como é a organização, ou melhor, tem organização?

Umas dos critérios atrativos de um excelente software odontológico é a gestão de estoque.

O estoque organizado é fundamental para evitar possíveis problemas no momento de atendimento e tratamento do paciente, além de evitar gastos desnecessários.

Veja abaixo as principais ferramentas de gestão do estoque que um software odontológico robusto tem:

  • Adicionar todos os produtos;
  • Quando adicionado, dar a quantidade, validade, data da compra, definir o mínimo que tem que estar no estoque e o valor unitário;
  • Movimentação de entrada e saída dos utensílios;
  • Exportação das informações em planilhas (Excel);
  • Controle de produtos vencidos, em falta, que vencem em até 30 dias e abaixo do mínimo.

Ter essa atenção trará benefícios significativos para sua clínica ou consultório e evitará complicações futuras (Já imaginou se falta algum instrumento no momento do atendimento ?).

Outro ponto na validação do investimento de um software odontológico é que o sistema não se “alimenta” sozinho, ele precisa de pessoas que atualizem-o diariamente, por exemplo: toda vez que houver saída de utensílios você precisa dar baixa no sistema.

Dessas forma, você terá um maior controle de todos os setores da clínica ou consultório odontológico. É por isso que dizemos que para melhorar a gestão de estoque, será necessário de tempo, organização e proatividade.


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Gerir o marketing pelo software odontológico:

Muitos dentistas não realizam marketing pelas restrições do Conselho Federal de Odontologia. Porém, o Conselho restringe algumas ações que podem ser consideradas antiéticas no segmento da saúde, e sim, você pode fazer marketing para a sua clínica ou consultório.

Mas, o que o software tem haver com isso? Quais estratégias de marketing posso aplicar com um software odontológico robusto?

Um software odontológico terá a funcionalidade de envios de SMS e e-mails, você pode utilizá-los para avisar os pacientes o dia da consulta, o que diminui significativamente as faltas, parabenizar os pacientes pelo aniversário, isso melhora a fidelização dos pacientes ou então mandar os SMS’s para uma base de possíveis pacientes, aqueles que entraram em contato adquiriram os serviços do consultório.

Veja abaixo as funcionalidade essenciais que tem que haver no seu software odontológico:

  • Envio de SMS automático: aviso de agendamento, alerta de  retorno e felicitações aos aniversariantes;
  • Mensagem personalizada para um paciente específico;
  • Caixa de Entrada e Saída;
  • Envios de mala direta.

Enviar SMS e e-mail aos pacientes é uma poderosa estratégia para diminuir as faltas, melhorar a rotatividade, diminuir o número de ligações, aumentar a satisfação do pacientes e captar novos pacientes. E a maior vantagem (dependendo do software) é que todos estes serviços apresentam um baixíssimo custo.  

Enfim, estamos vivendo presenciando uma era tecnológica, se você não investir em marketing digital, ficará atrás da concorrência. Por este motivo o envio de SMS deve estar integrado na comunicação do consultório e clínica odontológica.


A COMUNICAÇÃO DO CONSULTÓRIO NUNCA É GASTO, É SEMPRE INVESTIMENTO.


Gerir os relatórios pelo software odontológico:

Através de relatórios você consegue medir os principais indicadores do consultório ou da clínica. É preciso dar atenção e importância aos dados que podem ser coletados sobre o desempenho da clínica. Essas informações ajudam o processo de tomada de decisões que garante um crescimento sustentável.

Listamos abaixo os principais relatórios que um bom software odontológico deve ter como exportações:

  • Relatório dos pacientes cadastrados por período;
  • Resumo dos agendamentos cadastrados por período;
  • Resumo dos recibos emitidos por período;
  • Resumo de produtividade por período;
  • Resumo financeiro do período;
  • Resumo dos tratamentos cadastrados por período.

Extrair essas informações por um software odontológico, que armazena datas de atendimentos e contatos dos pacientes é bem simples, assim, se torna possível contatar essas pessoas que estejam em falta ou que há muito tempo não aparecem pelo consultório e resgatá-los para uma consulta de rotina, por exemplo.


GERENCIAR UM CONSULTÓRIO, TAMBÉM É GERENCIAR INFORMAÇÕES. E TODAS AS AÇÕES DEVEM SER PAUTADAS POR RELATÓRIOS. INVESTIR EM RELATÓRIOS AJUDARÁ SIGNIFICATIVAMENTE O GESTOR DO CONSULTÓRIO OU DA CLÍNICA.


Enfim…

O investimento em um software odontológico de gestão, vale a pena?

Você viu neste conteúdo algumas das principais utilidades de gerenciamento odontológico que um software apresenta.

Dessas utilidades, desde gestão financeiro, estoque, marketing, agenda e relatórios, um software odontológico sendo bem ”alimentado” compensa e muito pelos resultados obtidos.

O problema é que muitos dentistas e gestores adquirem o software odontológico e não o ”alimentam”. Sob essa ótica, o sistema não contribui em nada para o consultório e sua respectiva gestão e dessa forma não vale a pena o investimento.

Por este motivo, se você pensa em investir em uma solução de gerenciamento, pense bem em quem (pessoas que gerenciará) e quando (momento separado para nutrir o software).

 

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