“Se você tem 4 horários livres por semana no seu consultório/clínica por falta ou remarcação de paciente, você está deixando de atender durante um mês inteiro ao ano.”
No momento que você absorver essa frase, que ouvi pela primeira vez por Celso Orth consultor de gestão do Ateliê Oral em uma palestra, a agenda se torna algo sagrado e que começa a ser cultivado e levado a sério, como algo precioso.
Por isso, te acompanharei em 7 passos de uma agenda saudável e de alta performance:
1. Saber a capacidade máxima do seu consultório/clínica
Eu, como qualquer outro ser humano também gosto de sonhar, mas gosto de saber também quais são meus limites e metas alcançáveis.
A conta é simples:
(A) O número de dias que seu consultório fica aberta no mês;
(B) O número de horas por dia que seu consultório fica aberta no mês;
(C) O número de cadeiras do seu consultório.
Limite de ocupação = A x B x C
Ex: Clínica “X” em fevereiro
Limite de ocupação = 22 x 8 x 2
Limite de ocupação = 352
Ou seja, eu posso fazer 352 atendimentos de uma hora no mês mais curto do mês. Se eu fizer atendimentos de meia hora esse número duplica e vai para 704. Pronto, comecei a ter controle sobre a minha agenda, vamos para o próximo passo.
2.Saber a taxa de ocupação do seu consultório
Pra chegar em algum lugar devemos saber primeiro onde estamos. Esse clichê vai ser usado muito por aqui pois estamos lidando com número e fatos.
A taxa de ocupação é o tanto que você está aproveitando da sua clínica em atendimentos e o tanto que você está ocioso e pode eventualmente crescer. Outra conta de padaria para você:
(A) Número de horas de atendimentos
(B) Limite de ocupação
Taxa de ocupação: A / B * 100
Ex: Clínica “X” em Janeiro
Taxa de ocupação = 107 / 320 * 100
Taxa de ocupação = 33%
3. Saiba o valor da sua hora clínica
Esse é um assunto polêmico, controverso e um tanto extenso. Eventualmente iremos falar sobre a hora-clínica, pois existe mais de um jeito de calcular ela, mas para todos os fins, é importante que você entenda que mesmo que você não atenda ninguém no mês, a sua clínica ainda tem custos que você terá que pagar faça sol ou faça chuva.
Mas se você ainda não sabe calcular sua hora clínica não se preocupe, farei um post somente sobre isso em breve.
4. Conhecer o tempo utilizado para cada
procedimento por cada dentista
Você marcar um horário menor, o suficiente para um procedimento causar estresse, atraso do próximo paciente e consequentemente menos dinheiro para a clínica.
Se você marca um horário exagerado para um procedimento, isso irá resultar em tempo ocioso, que por sua vez, é menos dinheiro para seu consultório.
Então minha dica é: já se programe e avise a sua secretária de antemão qual procedimento você irá realizar e quanto tempo precisa, em casos que geralmente acontecem imprevistos é bom pegar um tempinho com sobra por garantia.
5. Confirmar consultas
Não dependa da memória dos seus pacientes e nem de cartões de lembretes por mais bonitinhos e bem feitos que eles sejam.
A dica é simples, confirme seus pacientes um período antes da consulta, se ele está marcado para a tarde confirme de manhã, se ele está marcado para manhã, confirme na noite anterior.
6. Leve as consultas de retorno a sério
Esse é o dinheiro menos valorizado de uma clínica e o mais valioso ao mesmo tempo. Imagine que você tem uma carteira de 500 pacientes, ou seja, durante todo o tempo de existência do seu consultório você atendeu 500 pacientes. Agora imagine que você tem um bom relacionamento com seus pacientes e que já leva a consulta de retorno a sério e tem uma taxa considerada saudável de 60% de retorno, o quê isso significa no final do ano?
Significa que cobrando R$ 200,00 por limpeza você ganha R$ 120.000,00 somente fazendo a profilaxia 2 vezes em um ano.
Preciso falar mais alguma coisa?
7. Tenha um software de gestão
Essa tá fácil pessoal. O software Dental Office vem com tudo que você precisa para ter uma agenda otimizada, informativa e o mais importante do ponto de vista financeiro, lucrativa.
Vocês agora possuem em mãos 7 dicas muito valiosas para manter o flow da sua clínica em alta performance.
A pergunta é: quantos pacientes fazem 6 meses nesse mês desde a sua última limpeza?
Um grande abraço e até a próxima,
Dr. Gabriel Baumeier
