Como reduzir a inadimplência em clínicas odontológicas?

Este conteúdo é para você, dentista-gestor que não sabe lidar ou como reduzir a inadimplência em clínicas odontológicas.

Antes de mais nada, é importante saber que seu consultório não é o único que enfrenta o problema.

Um dado divulgado pela Serasa Experian sobre nosso cenário econômico revelou que a inadimplência atinge mais de 66 milhões de pessoas, batendo um recorde histórico.

Contudo, só você sabe como o equilíbrio da saúde financeira da sua clínica odontológica é importante e envolve inúmeras responsabilidades como controle de contas a pagar e a receber, salário dos colaboradores e materiais de insumo.

Afinal, tudo isso precisa estar em dia para que as atividades do seu consultório mantenham-se em plena constância.

Por isso, aceitar a inadimplência em clínicas odontológicas como algo normal deve ser uma prática inadmissível para qualquer dentista-gestor.

A boa notícia é que existem uma série de boas práticas que você pode tomar para evitar a inadimplência com seus pacientes:

• Tenha maior proximidade com seus pacientes;
• Conheça o perfil de pacientes e ofereça planos de acordo com a realidade dele;
• Cobre de maneira inteligente o paciente, de forma que o aproxime;
• Caso o pagamento já esteja atrasado, negocie com acordos equilibrados para ambos.

Assim, confira neste artigo tudo o que é preciso para reduzir inadimplência em clínicas odontológicas: 

Maior proximidade com seus pacientes

Quando você oferece crédito ao paciente da sua clínica odontológica, deve saber que é uma ação que também pode se tornar uma estratégia de fidelização.

Em outras palavras, isso significa que quanto mais próximo do seu paciente, melhor será para você negociar e eventualmente cobrar algum atraso que ainda não foi justificado.

Minha dica é: não libere de primeira créditos com valores muito altos ao paciente, faça isso de forma escalável e progressiva.

Isso irá melhorar o engajamento entre vocês e ainda aumentará sua confiança quando for repetir o processo com ele.

Como resultado, estar em constante relacionamento com o paciente também evita que ele se esqueça de pagar pelo serviço odontológico.

Definir formas de pagamento mais adequadas de acordo com o serviço odontológico

Dependendo da região em que seu consultório está inserido é fundamental criar uma tabela de formas de pagamento para cada serviço odontológico.

Por exemplo, vamos supor que o serviço de clareamento dentário custa em média R$ 1.500,00 e sua clínica odontológica está localizada em uma área onde a renda de uma família é de até o dobro do tratamento.

Isso significa que o serviço terá uma alta taxa de parcelamentos de acordo com seu possível público-alvo.

Dessa forma, cabe a você e sua equipe estudarem quais meios de pagamento liberar entre opções como boleto bancário ou cartão de crédito e débito.

Outro fator que entra nesse quesito é a precificação, que quando feita erroneamente pode ser a justificativa da alta taxa de inadimplência ou até mesmo do baixo número de pacientes.

Portanto, é importante conhecer profundamente seu público de pacientes.

Cobrando o paciente inadimplente

Haverá momentos em que a inadimplência na clínica odontológica chegará de uma maneira ou outra, mesmo aplicando todas as boas práticas que compartilhei até agora.

Nesse momento será necessário cobrar o paciente inadimplente. Para isso, separei algumas dicas valiosas:

Crie um cronograma de cobrança para evitar a inadimplência na sua clínica

Antigamente a única forma de cobrar o paciente inadimplente era por telefone e em outros casos havia o envio por Correios.

Bom, isso ainda existe e até com uma certa frequência, mas não é o ideal para quem deseja otimizar os gastos.

Existem alternativas digitais para comunicar o paciente de forma bem mais precisa e com um melhor custo benefício, como envio de mensagens instantâneas ou mala direta.

Para quem trabalha com muitos boletos, minha dica é: crie um cronograma de pagamento por meio desses canais.

• Lembrar o paciente com até 5 dias do vencimento do boleto;
• Lembrá-lo no dia do vencimento;
• Informar que o pagamento atrasou (recomendo contato por telefone).

Negociação (seja compreensível com o paciente e ofereça novas “rotas”)

Muitas clínicas odontológicas erram ao acionar autoridades judiciais antes de oferecer um novo plano de pagamento aos seus pacientes. Lembre-se que o processo de oferecer crédito também é uma forma de fidelizá-lo.

Para isso, é importante compreender o porquê do atraso e só assim prosseguir com as melhores alternativas para o consultório e paciente.

Isso mesmo, a negociação precisa ser equilibrada tanto para sua clínica odontológica quanto para seu público.

Claro que não é a forma ideal ou como você gostaria de receber pelos tratamentos e serviços prestados, mas em muitos casos será a melhor maneira de recebê-lo.

Nesse sentido, muitos profissionais oferecem descontos ou aumentam o prazo de pagamento, o que também são boas alternativas para evitar a inadimplência.

Casos Judiciais sobre inadimplência em clínicas odontológicas

Em última instância será necessário consultar a justiça. Mas, antes de tudo, você precisa estar com o contrato em mãos.

Esqueceu de elaborar o contrato? Se sim, você não tem como comprovar que o paciente fez determinado procedimento em sua clínica odontológica.

Sendo assim, pode ser que a causa já esteja perdida. Isso porque é fundamental elaborar contratos específicos para cada serviço prestado em seu consultório e firmar com o paciente com antecedência.

Para ações judiciais você pode recorrer a:

• Ação de Execução de Título Extrajudicial: ela é usada para receber dívidas de cheques, notas e duplicatas. É realizada uma intimação e dado um determinado prazo para que a pessoa pague completamente a dívida. Caso assim não o faça, os bens podem ser bloqueados.

• Ação Monitória: usada para os mesmos fins que a anterior. É indicada para quando a pessoa tem como provar que a dívida existe graças a vários documentos. Como não há audiência de conciliação, ela torna mais rápido o procedimento de cobrança.

• Ação de Cobrança Procedimento Comum: indicado para quando há pouco documento sobre a dívida. Porém, trata-se de um processo mais demorado.

10 dicas sobre como reduzir a inadimplência em clínicas odontológicas

Vender a prazo facilita a vida do seu paciente, o problema é que uma das consequências é o risco da inadimplência.

Afinal, trabalhar com este tipo de venda tornou-se um dos grandes desafios na gestão de consultórios, em especial para cidades pequenas ou regiões que promovem um contato mais próximo entre paciente e dentista.

Nesse sentido, a inadimplência é comum para quem trabalha com serviços odontológicos a prazo, mas o que sua clínica odontológica precisa fazer é compreender o processo por trás disso.

Assim como aprender a trabalhar com gestão de risco de crédito e cobrança de dívidas para evitar a inadimplência.

Precisa de ajuda com isso? Então confira agora mesmo 9 dicas.

Faça análise de crédito

A primeira atitude que seu consultório deve tomar com a chegada de novos pacientes é programar uma política de análise de crédito, isto é, analisar a capacidade de pagamento do paciente.

Para fazer isso, é necessário contar com serviços de consultas cadastrais como SP Serasa ou Check Express.

Em um pequeno consultório a análise de crédito pode parecer constrangedora, porém, lembre-se que esta é também uma maneira de proteger as receitas da sua clínica odontológica.

Tenha contratos bem elaborados

Conte com modelos de contratos pré-elaborados para cada tipo de serviço prestado em sua clínica odontológica, uma vez que algumas pessoas agem de má-fé.

Afinal, um acordo verbal no mundo jurídico não serve de nada. Um bom registro vem com detalhes do serviço, preço, prazo e forma de pagamento.

Uma dica de ouro é que um software odontológico pode te ajudar a armazenar contratos que trazem os dados dos pacientes e os tratamentos a serem realizados.

Automatize sua rotina de trabalho

Um dos inúmeros benefícios de um sistema de gestão é que ele o ajudará no cadastro de novos pacientes, bem como nas informações relacionadas ao financeiro do contratante, valores devidos e as datas para pagamento.

Além disso, diariamente o software atualiza essas informações e conta com lembretes de quem está em dia ou inadimplente.

Ainda assim, haverá momentos em que os pacientes não efetuam o pagamento por simplesmente esquecer.

Nessas circunstâncias, um sistema de gestão também é de grande ajuda. Você pode criar alertas, assim, quando a data de vencimento estiver se aproximando relembre ao paciente do pagamento.

Conte com as formas de pagamento ideais para seu consultório

Tenha como preferência as formas de pagamento por cartão de crédito, débito ou Pix, uma vez que com elas você tem a certeza de que receberá o dinheiro.

No caso de cheques, pense bastante antes de aceitar, uma vez que o controle deles é mais complexo e os índices de inadimplência são ainda maiores.

Com um software odontológico você facilita ainda mais sua gestão financeira, uma vez que a ferramenta disponibiliza diferentes formas de pagamento para seus pacientes.

Além disso, é possível fazer a integração com maquininha de cartão de crédito e débito, disponibilizar link de pagamento, emitir boletos e realizar o controle de cheques.

Evite ao máximo condições especiais

Algum amigo ou familiar já pediu para pagar depois pelo tratamento? Isso é normal em consultórios, já que muitas das vezes os profissionais acabam sendo mais flexíveis com pessoas próximas.

No entanto, este é um erro primordial, pois a clínica odontológica deve deixar claro já no início do atendimento todas as políticas de pagamento.

Sendo assim, pense bem nas condições especiais para pacientes veteranos, eles podem se tornar mal-acostumados.

Demonstre sensibilidade em períodos sazonais

Em certos períodos do ano o paciente costuma ficar mais endividado, com isso, os casos de inadimplência se tornam ainda mais frequentes.

Isso é mais comum nos três primeiros meses do ano, por causa das vendas realizadas no mês de dezembro e é justamente nesta época que ocorre queda nas atividades empreendedoras.

Neste período sua clínica odontológica terá que ser mais rigorosa nas cobranças, porém, terá casos em que será necessário criar condições de pagamentos diferenciadas ou até mesmo realizar acordos.

Portanto, o ideal é analisar caso a caso e verificar o histórico de pagamento do seu paciente.

Controle um histórico de pagamento dos seus pacientes

Se seu consultório tem um software odontológico, provavelmente, terá o histórico de pagamento de cada paciente na palma das mãos.

Afinal, saber com qual tipo de inadimplência você está lidando é fundamental.

Por isso, mantenha um histórico das transações financeiras armazenadas para futuras análises. Isso fará total diferença no combate da inadimplência.

Quando sua clínica odontológica começar a registrar os históricos, entenderá a importância de ligar para o paciente e negativar quando não responder suas chamadas de cobrança.

Coloque acordos em prática

Há momentos em que não será possível receber o valor total de forma rápida, nestas circunstâncias, seu consultório terá que contar com uma política de realização de acordo com os pacientes.

Você pode não ter o pagamento de maneira rápida como gostaria, mas fazer um acordo é uma forma de obter o comprometimento de que o valor devido será pago em uma data estipulada, tenha cuidado para não incentivar a inadimplência.

Estreite o relacionamento com seus pacientes

Atualmente, existem diversos meios de comunicação e você pode utilizar o telefone, e-mail ou redes sociais, por exemplo.

O importante é lembrar do seu serviço e que você se importa com eles. Uma dica valiosa é enviar mensagens de agradecimento do pagamento que valorizam sua relação com o paciente.

Invista em um software odontológico

Fazer o controle financeiro ou a gestão do relacionamento com seus pacientes de forma manual trará prejuízos de tempo e dinheiro para seu consultório.

Sendo assim, é importante você considerar o investimento em um software odontológico.

Afinal, se você chegou até aqui então notou que não existe fórmula mágica. Porém, evitar a inadimplência está ao alcance do seu consultório quando você alia seus serviços à tecnologia.

Portanto, aposte em um sistema de gestão. Dessa forma, a construção de um relacionamento saudável com seus pacientes fica ainda mais simples.

Como um software odontológico ajuda no combate à inadimplência

É muito importante entender a fundo os riscos da inadimplência dentro do seu consultório.

Isso porque aprender a trabalhar a gestão de crédito e cobranças de dívidas para evitar a inadimplência é algo que transforma verdadeiramente sua gestão odontológica.

A venda a prazo facilita a vida de seus pacientes. Mas, junto desse tipo de venda, pode vir a inadimplência.

Portanto, encontrar uma solução para esta questão é extremamente necessário e a melhor saída é sempre a prevenção.

Como anda a taxa de inadimplência do seu consultório? Se estiver ruim, reitero que um software odontológico pode te ajudar.

Contratos para evitar a inadimplência

Ter modelos de contratos elaborados para cada tipo de serviço prestado na clínica é muito importante. Isso porque, de toda forma, existem os pacientes que agem de má-fé.

Realizar apenas um contrato verbal não servirá de nada caso você necessite acionar a Justiça, por exemplo.

No entanto, com um software odontológico você pode anexar os contratos na ficha de cada paciente. Assim, com a documentação, tanto o paciente quanto o dentista estarão seguros.

Formas de pagamento

É muito importante ter todas as formas de pagamento em seu consultório. Contudo, tenha preferência por métodos como cartão de crédito, débito, Pix ou boleto.

Isso porque são formas de pagamento que possibilitam um maior controle da inadimplência.

Além disso, com um software odontológico você pode gerenciar o status de pagamento de cada paciente, para saber quais ainda estão devendo e quais já pagaram.

A ferramenta também permite que seja feita análise do histórico de pagamento do paciente. Com as informações sobre pagamentos anteriores, o dentista-gestor sabe se alguma vez já sofreu com atrasos.

Dessa forma, sua clínica fica bem mais segura e você fica atualizado de quem pagou ou deixou de pagar.

Cobrança digital

Quando não se trata de pagamentos de débito e crédito recorrentes, o paciente pode acabar se esquecendo de pagar o serviço a prazo do tratamento ou procedimento odontológico.

Por essa razão, a utilização de um sistema de gestão é tão importante no combate à inadimplência.

Além de todas as outras vantagens que apresentei, o software odontológico ainda permite o envio de e-mail marketing e SMS.

Com isso, você consegue avisar ao paciente quando o vencimento da fatura estiver por perto nesses canais de comunicação.

Outro benefício é que você otimiza o tempo de trabalho de sua secretária odontológica, reduz as ligações telefônicas e respectivamente atenua as taxas de inadimplência da clínica ou consultório odontológico.

Emissão do DARF

O software odontológico calcula automaticamente os impostos com base nas informações financeiras do seu consultório e emite o DARF diretamente da plataforma.

Livro Caixa

Visualize e emita o livro caixa atualizado com recebimentos e pagamentos lançados cronologicamente em seu controle financeiro.

Com isso, facilita o controle de recebimentos via boleto, cartão de crédito e débito.

Receita Federal

Fique regularizado com todos os dados consistentes e declarados à Receita Federal, evitando possíveis autuações do Fisco e aplicações de multas.

Economia

A contabilidade online, além de praticidade, permite economia e melhor custo benefício em relação às contabilidades tradicionais.

Com o investimento em um sistema de gestão confiável e eficiente, você pode transformar a realidade do seu consultório.

Tendo como aliada a tecnologia, você ganha mais organização e uma nova gestão.

Além disso, combate a inadimplência da sua clínica odontológica e como consequência tem uma gestão financeira completa e saudável.

Em conclusão, a cultura da inadimplência e os atrasos de pagamentos dos serviços do consultório devem ser combatidos.

Isso porque são fatores que assolam milhares de empresas brasileiras, mas não é por isso que você deve se conformar com a prática.

Aplicar as seguintes ações podem minimizar e evitar a inadimplência em clínicas odontológicas:

• Uma melhor conexão da comunicação entre pacientes e clínica;
• Definir as práticas de solicitação de crédito;
• Lembrar e cobrar o paciente de maneira eficiente.

Situações como as que apresentei podem ser reduzidas, mas em clínicas odontológicas que oferecem em sua maioria serviços com pagamentos à prazo, é praticamente impossível eliminar de vez esse problema.

Para isso, saiba controlar os níveis da taxa de inadimplência, registrar e comparar o desempenho com períodos e semestres anteriores.

Sendo assim, conheça o Dental Office e reduza o risco de pacientes inadimplentes da sua realidade agora mesmo: