10 dicas para reduzir a inadimplência da sua clínica

10 dicas para reduzir a inadimplência da sua clínica

Vender a prazo facilita a vida do seu paciente, o problema é que junto com a venda a prazo, vem a inadimplência. Trabalhar com esse tipo de venda tornou-se um dos grandes desafios na gestão dos pequenos consultórios odontológicos, em especial em cidades pequenas onde o paciente é bem próximo do cobrador.

A inadimplência é normal para quem vende os serviços odontológicos a prazo, mas o que seu consultório precisa fazer é compreender o processo do risco de inadimplência, aprender a trabalhar com gestão de risco de crédito e cobrança de dívidas para reduzir e controlar a inadimplência.

Leia agora 10 dicas para te ajudar a reduzir a inadimplência do seu consultório odontológico:

 

1° Faça a análise de crédito:

A primeira atitude que seu consultório tem que tomar com a chegada de novos pacientes, é programar uma política de análise de crédito, isto é, analisar a capacidade de pagamento do paciente. Para fazer isso é necessário consultar o serviço de consultas cadastrais: SPC SERASA ou Check Express.

Em um pequeno consultório a análise de crédito pode parecer constrangedor, porém lembre-se que esta é também uma maneira de proteger as receitas do consultório.

 

2° Faça contratos bem elaborados:

 

Tenha modelos de contratos pré-elaborado para cada tipo de serviço prestado na clínica, pois existem pessoas que agem de má-fé. O contrato verbal no mundo jurídico não serve de nada. Um bom contrato vem com detalhes dos serviços, preços, prazos e formas de pagamento (Exemplo).

Um software de gerenciamento de consultórios e clínicas odontológicas possui contratos automatizados, que trazem os dados dos pacientes e os tratamentos a serem realizados.

 

 

3° Automatize:

Existem variedades de sistemas odontológicos que o ajudará no cadastro de novos pacientes, bem como as informações relacionadas ao financeiro do paciente, valores devidos e as datas para os pagamentos. Além disso, diariamente o sistema atualiza essas informações, te lembrando quem está pagando e devendo.

 

4° Formas de Pagamentos:

 

Tenha como preferência às formas de pagamento por cartão de crédito ou débito, porque neles você tem a certeza que receberá o dinheiro. No caso de cheques, pense bastante antes de aceitar, pois o controle deles são complexos e os índices de inadimplência são os maiores.

O software Dental Office oferece integração com a maquininha da Saúde Service, assim sua clínica fica bem mais segura e você fica atualizado, automaticamente, de quem pagou ou deixou de pagar.

Obs: Contratando o Dental Office sua clínica fica isenta de mensalidade da maquininha Saúde Service.  

 

5° Não caia no fiado:

Algum paciente antigo já pediu “fiado’’ na sua clínica? Sim, isso é normal em consultórios que tem pacientes-amigos, que muitas das vezes se tornam próximos dos profissionais e pedem para pagar depois. Isso é um erro primordial, pois o consultório deve deixar claro, no início do atendimento, às políticas de pagamento.

Pense bem nessas condições especiais com pacientes veteranos, eles podem se tornar mal-acostumados.

 

6° Tenha sensibilidade em períodos sazonais:

Em certos períodos do ano o paciente costuma ficar mais endividado, tornando-se nessa época os mais frequentes casos de inadimplência.

São considerados os três primeiros meses do ano, por causa das vendas realizadas no mês de dezembro, e é justamente nestes meses iniciais que ocorrem queda nas atividades empreendedoras.

Neste período sua clínica terá que ser mais rigorosa nas cobranças, porém, terá casos em que será necessário criar condições de pagamentos diferenciadas para essas épocas do ano ou realizar acordos. O ideal é analisar caso a caso, ver o histórico de pagamento do paciente.

 

7° Tenha um histórico de pagamento dos seus pacientes:

Se seu consultório tem um sistema odontológico, provavelmente, terá o histórico de pagamento de cada paciente nas palmas da mão. Saber com qual tipo de inadimplência você está lidando é fundamental, por isso, mantenha um histórico das transações financeiras armazenadas para futuras análises. Isso fará diferença no combate da inadimplência.

Quando sua clínica começar a registrar os históricos, entenderá a importância de ligar para o paciente e de negativar quando não respondem suas chamadas de cobrança.

 

8º Faça acordos:

Há momentos em que não será possível receber o valor total de forma rápida, nestes circunstâncias, sua clínica ou consultório terá que ter uma política de realização de acordos com os pacientes.

Você pode não ter o valor total de maneira rápida como gostaria, mas fazer um acordo é uma forma de obter o comprometimento de que o valor devido será pago em uma data estipulada, tenha cuidado, para não incentivar a inadimplência.

 

 

 

9° Automatize as cobranças:

Haverá momentos em que os pacientes não efetuarão o pagamento por simplesmente esquecer. Nessas circunstâncias, o software odontológico te auxiliará avisando quando o paciente estiver em dívida.

Você pode criar alertas para serem enviados para o paciente, quando a data de vencimento estiver se aproximando, assim, o consultório relembra o paciente para o pagamento da data desejada.

 

 

10° Relacionamento:

Existem, diversos meios de comunicações com os pacientes. Pode-se utilizar o telefone, e-mail, Facebook, Instagram, WhatsApp, entre outros. O importante é lembrar que sua clínica existe e se importa com ele, através desses canais, por exemplo:  enviar uma mensagem de agradecimento do pagamento, valorizará a sua relação com o paciente.

Claro, que isso feito manualmente trará prejuízos de tempo. Por isso, é importante você pensar em adquirir um software odontológico, como o Dental Office.

 

Conclusão:

Você viu neste post, algumas dicas de como reduzir a inadimplência. Notou que não existe fórmula mágica? Reduzir a inadimplência está ao alcance do seu consultório, exceto quando o paciente age motivado por circunstâncias externas, quando ele está desempregado, por exemplo.

Aposte sempre em um bom atendimento e na construção de um relacionamento saudável entre seus pacientes, isso ajudará muito na queda da inadimplência.