Todo dentista sabe que a agenda é uma das principais ferramentas no dia a dia do consultório, mas junto com ela vêm diversos problemas que dificultam o trabalho do dentista e da secretária. Responda às seguintes questões: Você já se deparou com a semana superlotada de consultas? Ou então com a agenda vazia? Já passou por dificuldades em encaixar um paciente por conta de uma agenda engessada? Teve pacientes que faltaram sem avisar?
Bom, se você respondeu sim para uma dessas perguntas temos duas notícias para você. A má notícia é que não existe mágica para solucionar todos esses impasses, mas a boa notícia é que vamos temos 10 dicas que irão te ajudar a passar por esses obstáculos, otimizar o tempo e dinheiro e deixar a agenda do seu consultório super organizada! Confira =D
1. Conhecer a sua rotina
Antes de colocar a mão na massa na organização da agenda, é preciso, antes, que você conheça a sua rotina, entender suas próprias necessidades para descobrir qual a melhor solução para seu consultório.
Entender o tempo médio que você leva para atender cada paciente, irá te ajudar a definir o número de atendimentos possíveis em um dia normal de trabalho. Assim, você evita que os pacientes esperem por muito tempo como também reduz a correria e o stress gerado por conta da agenda atrasada.
Não esqueça da diferenciação de tempo entre primeira consulta, consultas de retorno e procedimentos, já que as primeiras visitas são aquelas em que demora mais tempo para identificar o tratamento ideal e conhecer seu paciente.
Lembre-se de levar em consideração outros fatores, como:
- você desempenha funções administrativas?
- você desempenha funções em outras clínicas ou consultórios odontológicos?
- quanto tempo leva de deslocamento entre uma clínica e outra?
- quanto tempo demora para organizar seus materiais para o primeiro paciente a ser atendido?
- necessita de pausas durantes os atendimentos?
Particularidades como essas e outras devem ser analisadas para que a agenda se adeque às suas necessidades. Assim, ela se torna uma ferramenta facilitadora para seu trabalho e não um obstáculo.
2. Adotar agenda digital
A organização de agenda para consultórios envolve discutir as vantagens e desvantagens de usar papel ou tecnologia. Nesse momento, vale a reflexão de qual a melhor opção para a sua realidade e para o sucesso da sua clínica.
O benefício da agenda de papel é que não requer alteração de rotina, nos processos ou equipamentos do consultório, ou seja, mantém a zona de conforto.
Outro ponto é que o papel é uma ferramenta engessada, ou seja, com ele você perde informações, tempo e dinheiro. De forma geral, oportunidades de encaixes e modificações são difíceis e todo o processo de agendamento segue uma tradição que, em muitos casos, está bastante ultrapassada e prejudica o bom relacionamento com o paciente.
Todo consultório precisa ter flexibilidade para lidar com diferentes situações, pois a tranquilidade na rotina pode mudar de uma hora para a outra, deixando a sua recepção cheia de pacientes e a sua secretária sobrecarregada com tantas tarefas e atendimentos para realizar. Se a agenda não estiver totalmente sob controle e organizada, a situação só piora, seja para atender os pacientes presentes ou para conciliar os agendamentos por telefone.
Aderir uma agenda digital traz muitos benefícios para você, sua secretária e seus pacientes. Você só precisa estar disposto a conhecer as opções do mercado e decidir pela melhor opção para seu consultório.
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A primeira possibilidade é automatizar a divisão de horários e organizar melhor os atendimentos, isso irá agilizar a vida não só dos pacientes, mas otimiza o tempo da secretária que perde tempo com algo tão operacional, permitindo-a que se faça outras tarefas.
Uma outra funcionalidade da agenda digital é utilizar o status do atendimento, ou seja, se o paciente confirmou, pré-agendou, faltou, está em consulta entre outras possibilidades, pois o status é totalmente personalizável, permitindo que você defina a nomenclatura e cores de fácil identificação.
A agenda digital evita o acúmulo de papéis que, além das questões sustentáveis, podem ocupar espaços do consultório com seu armazenamento, podem ser extraviados, o que levaria à perda de dados de seus pacientes e das consultas anteriores, demandando mais tempo para os atendimentos.
Quem usa papel no consultório, é muito comum essa cena: paciente chega, a secretária procura o prontuário em meio a tantos outros e coloca na mesa do dentista. Imagine só fazer esse processo com um único clique!
O dentista tem total acesso à agenda digital, dessa forma, com apenas um clique, ele tem todos os dados do paciente na consulta, evitando que a secretária perca tempo com isso.
3. Enviar lembretes para seus pacientes
Ferramentas que enviam lembretes é uma das melhores formas de evitar atrasos, confusões de horários ou faltas de pacientes.
Essas ferramentas envia automaticamente mensagens personalizadas que confirmam o horário do paciente, dessa forma, ajuda a organizar sua agenda e ainda aumentar o giro do consultório, já que os atrasos e faltas são reduzidos consideravelmente.
A adoção de um software de gestão que gerencie sua agenda e envie lembretes, simplifica sua rotina, corta custos com ligações telefônicas, dá maior segurança à respeito da quantidade de pacientes que irão comparecer e permite que você preencha os horários vagos.
Usar uma ferramenta de lembretes de consultas, além de tudo, estreita o relacionamento com os pacientes, agradam os mesmos que ficam cientes de seus horários e valorizam ainda mais o dentista que tem esse cuidado.
4. Oferecer agendamento online aos pacientes
Uma nova forma dos pacientes se relacionarem com os dentistas e marcarem suas consultas é por meio do agendamento online. Hoje os profissionais que ignoram as possibilidades da internet, do Google e das redes sociais podem perder a oportunidade de se destacar no mercado e até mesmo perder pacientes.
A Sales Force realizou uma pesquisa que mostra que oferecer um canal de agendamento de consultas online pode influenciar a escolha dos pacientes, tanto que 74% das pessoas entrevistadas disseram que levam isso em consideração antes de escolher um dentista.
Como a tecnologia está fazendo parte, cada vez mais, da vida das pessoas, os dentistas precisam se adequar a seus novos hábitos, como o de se relacionar por meio da internet. Aproveite essa oportunidade para se destacar com o agendamento online, pois daqui a pouco tempo, isso passará a ser requisito básico de um consultório.
5. Consultar sua agenda de qualquer lugar
Muitos dentistas encaram a agenda mais como um entrave do que um facilitador, pois precisa ligar sempre para a secretária para saber seus horários ou fazer qualquer alteração.
A maior questão é quando surge um imprevisto ou uma urgência que impossibilita entrar em contato para avisar, deixando os pacientes muito insatisfeitos, além de sobrecarregar a secretária e deixar o dentista estressado.
A solução é acessar a sua agenda de qualquer lugar, seja de casa, da clínica ou até mesmo estando na rua.
Um software de gestão de agenda eficiente é aquele que permite que cada usuário acesse a agenda ao mesmo tempo, facilitando a comunicação entre secretária e dentista. Por exemplo, o dentista bloqueia um horário na agenda por meio do celular e a secretária visualiza essa atualização no computador do consultório.
A vantagem para a secretária é que ela pode controlar a agenda de todos os dentistas da clínica de um só lugar, agilizando o processo e evitando a perda de informações.
O uso da tecnologia em nuvem (cloud) é muito eficiente, pois permite o acesso de qualquer tipo de dispositivo móvel, atualizando e possibilitando a verificação com antecedência da agenda do dia, se preparando melhor para as consultas, evitando surpresas, atrasos ou esquecimentos, bem como se se houve cancelamentos.
6. Gerar relatórios e economizar dinheiro com a agenda
Você se pergunta: Quantos pacientes atendo por semana? Quais os procedimentos mais comuns? Quais os convênios mais lucrativos?
Bom, com um software de agendamento você conseguirá responder a essas perguntas, não mais irá atender no escuro e terá uma visão clara do que vale a pena para o seu negócio, pois hoje você pode estar investindo seu tempo, dinheiro e esforço em pontos que não lhe trazem o retorno esperado.
Com o uso de uma agenda digital, o sistema já gera relatórios automáticos com informações básicas e claras que com uma rápida análise, você identifica as possíveis melhorias em relação ao tempo de atendimento, número de faltas e receitas obtidas por exemplo.
Um software de agenda para consultórios permite acessar dados concretos para que você possa tomar as melhores decisões para a sua clínica.
7. Identificar seus melhores pacientes
Conhecer o seu público é a melhor maneira de evitar o absenteísmo, estabelecendo uma relação de confiança e reciprocidade entre a clínica e o paciente. Ou seja, da mesma forma que o dentista deve ser responsável pelo atendimento, o paciente também deve ser comprometido com a consulta.
A agenda digital facilita o processo de conhecimento do perfil de cada paciente. Não sabe como? Por meio dos relatórios de agendamento. Por exemplo, levantar a quantidade de vezes que o paciente já faltou, se perceber uma atitude recorrente, a secretaria pode fazer uma confirmação mais forma, lembrando a importância de que o paciente avise com antecedência se for faltar.
Também é possível identificar pela agenda há quanto tempo um paciente não se consulta e enviar um e-mail lembrando-o de realizar uma consulta de manutenção.
8. Otimizar a rotina de seus colaboradores
Não há dúvidas que um bom software de gestão com uma agenda digital resulta em economia de recursos, uma vez que os seus colaboradores estarão livres para desempenhar outras tarefas importantes dentro da rotina do seu consultório, como recepcionar os pacientes, organizar sua sala de atendimento ou ainda, colocar em ordem os equipamentos e os materiais que serão utilizados durante as consultas.
Com a otimização do tempo da sua equipe, você estará mais tranquilo sabendo que os colaboradores estão tomando conta de questões práticas e administrativas enquanto você atende.
9. Compartilhar a agenda digital da clínica
Se você atua em uma clínica com mais dentistas, que tal usar a agenda digital compartilhada para unificar os agendamentos de todos os profissionais?
Havendo o compartilhamento, os seus colaboradores não perderão tempo procurando em diferentes agendas de papel e, com isso, agiliza e torna mais agradável o contato com o paciente. Além disso, compartilhamento das agendas permite de forma fácil o controle de dados e da rotina de vários profissionais ao mesmo tempo, garantindo qualidade e praticidade para seus pacientes.
Em uma agenda digital compartilhada a segurança de dados é muito eficiente, pois cada usuário tem seu login e senha, e a auditoria das ações possibilita o controle das atividades de cada um.
10. Controlar o tempo de cada consulta
Definida a rotina, identificando o tempo médio dos atendimentos com os pacientes e implementando um bom sistema de gestão com agenda para consultório, é preciso estabelecer o fim de cada consulta, de forma delicada e profissional.
Alguns dentistas possuem problemas com atrasos, justamente porque prolongam o tempo de cada consulta.
Sempre é muito importante ouvir tudo o que o paciente tem a dizer, mas é preciso ser conciso e objetivo em relação às informações. Além disso, lembre-se que há outros pacientes esperando para serem atendidos no horário.
Definindo de forma correta a sua rotina, o processo de iniciar e terminar uma consulta no tempo adequado ficará mais fácil, de forma que irá evitar problemas com seus outros pacientes, além de ter um melhor aproveitamento do seu próprio tempo.
É muito importante valorizar cada paciente e o tempo em que eles estão dedicando para a sua consulta, e também entender que ficar até tarde da noite na clínica nem sempre é sinal de produtividade.
Melhores resultados e qualidade de vida serão reflexo de horários bem definidos para os atendimentos. A organização da agenda de um dentista começa com o conhecimento da rotina, mudanças básicas nos processos da recepção e a implementação de uma agenda digital.
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